Betaalbestanden voor crediteuren
Vanuit VvEtotaal kunt u voor crediteuren vanuit de openstaande postenlijst een SEPA betaalbestand (SEPACT) maken die u kunt inlezen bij de bank.
SEPA betaalbestand aanmaken
Actie
U kunt openstaande posten op de volgende wijze opnieuw in een bestand plaatsen, waarna u dit kunt inlezen bij de bank:
|
|
Ga naar beheerder-crediteurensaldo:
 |
|
|
Vink in de tab openstaande posten totaal de posten aan die u in een bestand wilt plaatsen.
Let hierbij op dat u geen openstaande posten selecteert die de indicatie betaald hebben. Dit zijn namelijk facturen die wel via de crediteurenadministratie worden geboekt, maar bijvoorbeeld geincasseerd worden.
Een openstaande post kan alleen in een betaalbestand opgenomen worden als voor de betreffende crediteur een geldig rekeningnummer is vastgelegd.
Als er iets niet klopt aan het ingevoerde rekeningnummer, dan is dat zichtbaar doordat rechts in de regel van de openstaande post
 staat.Door de muis stil te houden op dit icoon, kunt u zien wat er niet juist is.
|
|
|
Klik op de knop betaalbatch.
Openstaande posten waarvoor geen autorisatie is vereist (zie Autorisatie betaling inkoopfactuur), worden direct in een betaalbatch geplaatst.
Als er voor een openstaande post wel autorisatie van toepassing is, dan wordt eerst het autorisatieproces doorlopen voordat de beheerder een betaalbestand kan maken.
|
Wees wel alert bij het gebruik van deze functie, zodat u een leverancier niet dubbel betaalt.
Verwerkingsdatum SEPA bestand aanpassen
Op verzoek van onze beheerders hebben we de mogelijkheid ingebouwd om de verwerkingsdatum in een SEPA bestand te kunnen aanpassen, zodat bestanden een aantal dagen voor de gewenste verwerkingsdatum al bij de bank aangeleverd kunnen worden, bijvoorbeeld in geval van vakanties.
VvEtotaal BV kan geen zekerheid geven dat de bank waaraan het SEPA bestand wordt aangeleverd deze gewenste verwerkingsdatum ook hanteert. Als de bank deze verwerkingsdatum niet hanteert, zou het kunnen zijn dat de betalingen direct verwerkt worden of dat het bestand wordt afgewezen.
Actie
Voer om de verwerkingsdatum van een SEPA bestand te wijzigen de volgende handelingen uit:
|
|
Ga in VvEtotaal naar SEPA batches:
 |
|
|
Klik bij de betreffende batch op het wijzig-icoon
 .Voer een nieuwe verwerkingsdatum in en klik op aanpassen.
Let op: voor een incassobatch dient de verwerkingsdatum minimaal 5 werkdagen na de verzenddag (= de dag waarop het bestand bij de bank wordt aangeleverd) te zijn, waarbij de verzenddag zelf en het weekend niet meegeteld mogen worden.
|
SEPA bestand insturen naar de bank
Actie
Voer de volgende handelingen uit om een SEPA bestand in te sturen naar uw bank:
|
|
Ga naar beheerder-SEPA batches.
Hier ziet u alle incasso- en excassobestanden die voor de VvE zijn gemaakt.
 De incassobestanden herkent u aan het groene pijltje naar rechts, de betaalbestanden aan het rode pijltje naar links.
Voor ieder SEPA-bestand is ook een PDF gemaakt waarin de boekingen staan vermeld die in het bestand zijn opgenomen. Dit bestand kunt u gebruiken om te controleren of u het juiste bestand selecteert.
|
|
|
Klik met de rechtermuistoets op het bestand dat u naar de bank wilt insturen. Kies voor Doel opslaan als en sla het bestand op uw eigen pc op.
Het importeren van incassobestanden werkt niet met bestanden die nog op de server van VvEtotaal staan.
|
|
|
Meld u vervolgens aan bij het betaalpakket van uw bank en kies daar voor het importeren van een incassobatch. Hoe dit precies moet, vindt u in de handleiding van uw betaalpakket.
|