Instellingen boeken bankmutaties

 

Voor iedere bankrekening van de VvE, moet een corresponderende grootboekrekening worden gemaakt (zie Grootboekstelsel).

Belangrijk hierbij is het veld bank, dat wordt aangevinkt als de grootboekrekening betrekking heeft op een bankrekening. Mutaties via de bank kunnen alleen geboekt worden op grootboekrekeningen waarvoor dit vinkje ‘aan’ staat.

 

Vervolgens moet iedere rekening waarvoor CAMT053-bestanden worden ingelezen of waarvoor een handmatig bankboek wordt ingevoerd, zijn toegevoegd aan de tabel rekeningen VvE (zie Bankrekeningen). Als een rekening niet in deze tabel is ingevoerd, kunnen de bankmutaties niet worden verwerkt in VvEtotaal.

 

VvEtotaal bevat een tabel waarin alle in Nederland opererende banken zijn opgenomen.

Als de VvE een rekening aanhoudt bij een bank die niet in deze tabel staat, kan de super-user deze bank toevoegen (zie: Banken).

 

 

Het is mogelijk om op verzoek een automatische bankkoppeling tot stand te brengen, in plaats van de CAMT053 zelf te downloaden en in te lezen in VvEtotaal.

Deze bankkoppeling valt onder PSD2, een Europese richtlijn waarmee rekeninghouders in de Europese Unie andere dienstverleners dan hun eigen bank toegang kunnen geven tot hun betaalrekening.

 

In VvEtotaal wordt de koppeling alleen gebruikt om mutaties in te lezen; er wordt geen geld van de rekening afgeschreven.

Om de koppeling te activeren wordt de rekeninghouder vanuit VvEtotaal naar de inlogpagina van bank geleid, waarna de toestemming voor het delen van de informatie kan worden gegeven. Deze toestemming is geldig voor een periode van 180 dagen en wordt gegeven door iemand met de rol bestuurder.

Als de bankkoppeling is geactiveerd, worden een aantal keer per dag nieuwe mutaties ingelezen.

 

Omdat een beheerder van de VvE niet altijd voldoende rechten op de bankrekening heeft gekregen om deze autorisatie te verlenen, is deze functie ondergebracht bij de bestuurder.

Hierdoor kan het bestuurslid met de eigenaars-pas van de rekening de autorisatie verlenen. Zie : Automatische bankkoppeling.

 

Aan de automatische bankkoppeling zijn kosten verbonden voor de dienstverlening van het PSD2-platform en dient door de beheerder te worden aangevraagd bij VvEtotaal BV.

 

Bij het automatisch afletteren kijkt het systeem of een bankmutatie gekoppeld kunnen worden aan bijvoorbeeld een openstaande post debiteuren of een openstaande post crediteuren. Het systeem toont een lijst van voorgestelde koppelingen, die u alleen maar hoeft te bevestigen om de gekoppelde bankmutaties te verwerken. Zie ook: Bankmutaties verwerken.

Om automatisch afletteren te kunnen gebruiken, moet deze functionaliteit aangezet worden in de parameters van de VvE. Zie hiervoor: Boekjaar en overige parameters.    

 

Als u gebruik maakt van automatisch afletteren (zie ook de uitleg bij Bankmutaties), worden bankmutaties aan openstaande posten debiteuren of crediteuren gekoppeld.

Een van de match-criteria die hierbij gebruikt worden, is het rekeningnummer van de eigenaar/leverancier.

U kunt bij de gegevens van de eigenaar meerdere bankrekeningnummers vastleggen (zie Bankrekening eigenaar).

Voor een crediteur kunt u één bankrekeningnummer vastleggen (zie Leveranciers toevoegen en wijzigen).

 

Als een eigenaar een betaling doet van een tot dusver onbekend rekeningnummer, kan dit rekeningnummer vanuit het boeken van de bank worden toegevoegd aan de gegevens van de eigenaar. U hoeft dan niet eerst deze functie te verlaten om het rekeningnummer zelf toe te voegen.

Als de VvE een bedrag betaalt aan of ontvangt van een leverancier op een tot dusver onbekend rekeningnummer, kan dit ook vanuit het boeken van de bank worden toegevoegd aan de gegevens van de crediteur. Hierbij wordt het voor een crediteur vastgelegde rekeningnummer overschreven door het rekeningnummer uit de bankboeking.

 

Om het aanvullen van onbekende rekeningnummer te kunnen gebruiken, moet deze functionaliteit aangezet worden in de parameters van de VvE. Zie hiervoor: Boekjaar en overige parameters.    

 

Bankmutaties kunnen automatisch worden verwerkt, onder andere door het definiëren van importregels.

Hierbij kan de beheerder VvEtotaal laten zoeken op een specifieke tekst in de omschrijving van een nog niet verwerkte bankmutatie en deze mutatie vervolgens op een specifieke grootboekrekening laten boeken.

Belangrijk is dat de gekozen tekst uniek is, bijvoorbeeld een incassantID of een klantnummer. Als u een te algemene tekst invoert bij een importregel (bv. 'periode'), dan kan een bankboeking op het verkeerde grootboek geboekt worden.

Om een importregel te definiëren:

 

Als voor een VvE de BTW aftrek voor ondernemers is geactiveerd, dan worden er in het scherm importregels drie extra velden getoond: