INTRODUCTIE

Deze handleiding beschrijft VvEtotaal versie 3.0.
VvEtotaal is een online softwarepakket waarmee het algemene, financiële en technische beheer van een Vereniging van Eigenaren (VvE) kan worden uitgevoerd.
Het pakket wordt zowel gebruikt door professionele VvE-beheerders als door leden/bestuurders van VvE's die het beheer zelfstandig uitvoeren.
Iedere professionele beheerder heeft zijn eigen omgeving, met een eigen URL en database.
De zelfstandige VvE's gebruiken een van de gedeelde omgevingen voor zelfstandige VvE's.
 
Aanmelden
Om te kunnen starten met VvEtotaal heeft u allereerst de URL van uw omgeving nodig.
Deze URL is door VvEtotaal BV aangeleverd aan de beheerder, die deze zal communiceren met de leden van de VvE.
Als u deze URL heeft ingevoerd in uw Internet-browser, verschijnt het aanmeldscherm van VvEtotaal, bijvoorbeeld:
 
In het aanmeldscherm voert u de volgende gegevens is:
  •  
gebruikersnaam
Uw gebruikersnaam.
Dit veld is hoofdletter-gevoelig
  •  
wachtwoord
VvEtotaal werkt met complexe wachtwoorden van minimaal acht posities, waarin hoofdletters, kleine letters en cijfers moeten voorkomen.
Ook dit veld is hoofdletter-gevoelig.
  •  
herinner wachtwoord
Als u het pakket dagelijks gebruikt, kan het handig zijn om het systeem uw naam en wachtwoord te laten bewaren.
Vink dan het vakje herinner wachtwoord aan. De volgende keer dat u aanlogt zullen het veld naam en wachtwoord automatisch gevuld worden.
Houdt hierbij rekening met het volgende:
  •  
Als het langer dan 48 uur duurt voordat u zich weer aanmeldt, werkt de optie opslaan niet meer en moet u opnieuw het vinkje zetten om te zorgen dat het systeem uw naam en wachtwoord bewaart.
  •  
Als u de optie herinner wachtwoord aangevinkt heeft, krijgen anderen die uw pc gebruiken automatisch toegang tot VvEtotaal met uw naam en wachtwoord.
Het is ook mogelijk om uw wachtwoord op te slaan in uw browser.
Houdt er dan wel rekening mee dat als u in VvEtotaal uw wachtwoord wijzigt, deze wijziging niet wordt opgeslagen in uw browser. Hierdoor kunt u problemen ondervinden bij het inloggen.
 
Tweeweg authenticatie
Uw beheerder kan tweeweg authenticatie hebben aangezet, om het inloggen nog veiliger te maken.
Na het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord wordt door VvEtotaal een extra inlogcode verstuurd naar uw telefoon of e-mail.
Deze code moet worden ingevoerd in het extra inlogscherm dat automatisch verschijnt:
Op welke wijze u de extra code ontvangt, is afhankelijk van uw persoonlijke instellingen.
Zie hiervoor Eigen gegevens invoeren en wijzigen.
 
Wachtwoord vergeten
Het kan gebeuren dat u uw aanmeldgegevens van VvEtotaal bent vergeten. In dat geval kunt u het systeem u een e-mail laten sturen met uw gegevens.
Klik dan rechts onder in het aanmeldscherm op aanmeldgegevens opvragen.
Vul vervolgens uw e-mailadres in en klik op opvragen.
VvEtotaal zal het opgegeven e-mailadres opzoeken en een mail versturen met de bijbehorende gebruikersnaam en het wachtwoord..
 
 
Het beginscherm
Nadat u bent ingelogd, wordt automatisch het beginscherm geopend:
 
In de linker kolom van het beginscherm ziet u:
  •  
Het menu met de voor u beschikbare opties.
Bovenaan het menu kunt u kiezen voor menu samenvouwen. De linker kolom wordt smaller gemaakt:
Met het pijltje kunt u het menu weer uitvouwen.
  •  
De gegevens van de beheerder.
  •  
Het boekjaar van de VvE.
  •  
Een foto van de VvE.
 
 
In de rechter kolom van het beginscherm ziet u:
  •  
Een keuzelijst waarmee u de administratie van een andere VvE kunt openen.
In deze keuzelijst staan all VvE's waar u toegang toe heeft.
Voor eigenaren en bestuursleden geldt dat ze over het algemeen slechts toegang hebben tot één VVE. Een beheerder heeft toegang tot meerdere VvE's.
  •  
De icoon afsluiten:
Hiermee sluit u de administratie en komt u terug in het aanmeldscherm waarin een gebruikersnaam en wachtwoord moet worden ingevoerd.
  •  
De actuele datum.
  •  
Uw gegevens: naam, IP-adres van uw computer en uw rechten binnen de VvE
  •  
De datum tot wanneer de beheerder de administratie van de VvE heeft bijgewerkt.
 
 
In het middelste gedeelte van het scherm staan het prikbord en de lijst met contactpersonen.
 
Het prikbord
De beheerder of bestuurder van uw VvE kan berichten op een prikbord zetten om zo eenvoudig informatie te delen met de eigenaren:
 
Een mededeling op het prikbord bestaat uit de volgende informatie:
 
 
Een icoon dat aangeeft wie de melding op het prikbord heeft geplaatst:
melding van de beheerder
melding van het bestuur
  •  
De datum waarop de mededeling is geplaatst.
  •  
De tekst van de mededeling
  •  
(optioneel) Een menu met documenten die aan deze melding zijn toegevoegd.
Deze documenten kunt u vanuit de keuzelijst openen en eventueel opslaan of afdrukken.
 
Contactpersonen
De beheerder kan op het beginscherm een lijst publiceren van de contactpersonen van de VvE.
Als er bij een contactpersoon op het e-mailadres wordt geklikt, wordt het mail-programma van de gebruiker opgestart zodat er direct een mail kan worden verzonden naar de betreffende contactpersoon.